Réaliser des présentations impactantes avec des graphiques

Nous avons reçu beaucoup de demandes au sujet des présentations de résultat. Et c’est bien normal. En effet excel est très performant pour manipuler des données. Ses fonctions de classement, de tri, de comparaison sont extrêmement puissante. Mais la mise en forme des résultats pose souvent des problèmes. C’est pourquoi nous avons souhaité répondre à vos interrogations et vous proposer des exemples et des liens vers des contenus utiles au sujet de la mise en forme des résultats. Vous apprendrez ce qui est vraiment utile et ce qui ne l’est pas. Mais aussi pourquoi ça l’est car rien de plus frustant que d’appliquer des techniques sans comprendre pourquoi !

Pourquoi mettre en forme les résultats ?

Leaders et managers, des besoins en informations différents
Leaders et managers, des besoins en informations différents

Il faut bien commencer par le début. Le besoin de mettre en forme les résultats de vos calculs ou analyses à

un fondement réel. Il fait écho à la nécessité de communiquer. Car il n’y a aucun besoin de mise en forme si il n’y a pas de besoin de convaincre.

Vous devez vous poser la question suivante :
“qui ai-je besoin de convaincre ?”. En fonction de la réponse vous n’aurez pas besoin des même formes de visuels.

Les visuels pour les Décideurs.

Certains qui doivent prendre des décisions ou fixer des orientations auront besoin de visuels très synthétiques. C’est le cas des fonctions de Présidents ou de Directeurs. Mais faites bien attention : Simple n’est pas Simpliste. Surtout pour ces publics qui sont aguerris à l’interprétation des courbes, des charts, et de toutes formes de visuels ou d’infographies.

Vous trouverez pour vous inspirer sur de nombreux sites des visuels qui ont un impact réel. Nous vous conseillons le site visualcapitalist.com qui propose quotidiennement des infographies très intéressantes. Elles sauront vous servir de modèles pour vos propres créations de présentations.

Les graphiques pour les Experts.

D’autres qui sont plus orientés Analyse que Synthèse sont plus enclin à consulter des graphiques que des visuels. Ils apprécient les chiffres détaillés et les enchainements explicatifs complets. Car ils ont souvent constaté que le diable est dans le détail. D’expérience ils sont méfiants et veulent – pour être convaincus – tout voir.

Quelles sont représentations possibles des conclusions ?

2 grandes catégories de représentation co-existent : les présentations intégrées ou les complémentaires. Vous allez découvrir chacune d’elle dans la suite de cet article. notez bien que cette fois encore, il n’y a pas de bonne ni de mauvaise réponse. Mais votre choix doit dépendre du contexte. Et une option qui est judicieuse dans un contexte peut s’avérer moins pertinente dans un autre. Soyez vigilants et choisissez en connaissance de cause… et de contexte surtout !

Des visuels, des tableaux de bord, des graphiques intégrés pour étayer.

Les graphiques intégrés ont pour caractéristique principale d’apporter plus de contenus à vos conclusions. En effet, ils sont là pour apporter du corps à vos analyses. Plus qu’une représentation graphique, ils constituent une caution à ce que vous dites ou souhaitez démontrer. Donc, n’hésitez pas à les utiliser dans ce contexte. Ces tableaux ou graphiques sont dits intégrés car ils sont souvent directement produits dans Microsoft Excel avec les mises en formes classiques.

Exemples de modèles PowerPoint pour des présentations efficaces
Exemples de modèles PowerPoint pour des présentations efficaces

Des infographies additionnelles pour illustrer.

Lorsque vous désirez apporter un niveau de synthèse supplémentaire à vos présentations, optez pour des illustrations additionnelles. Elles ont l’avantage d’offrir une expérience utilisateur mieux adaptée à un public généraliste, un public de décideurs notamment. Vous devrez faire preuve d’imagination pour trouver la bonne représentation. Mais ce qui compte vraiment dans ce contexte c’est déjà d’avoir une conviction ! La conviction du message que vous voulez diffuser.

 

 

Pour créer vos présentations il est préférable de ne pas utiliser directement Excel mais d’opter pour un logiciel dédié. Microsoft propose Powerpoint et ses diaporama, mais vous serez aussi intéressés par des logiciels open source ou par la solution de présentation Prezi ou encore Google Slides, Canva, Renderforest ou Visme. Vous retrouvez les informations essentielles sur les logiciels de présentation sur ce lien.

Nos conseils pour savoir identifier ce qui compte vraiment ?

Imaginez vous présenter votre travail. C’est la clé !

Pas de visuel, de graphique, d’illustration sans un objectif clair

Vous l’avez compris ce qui compte le plus est ce que vous voulez montrer ou démontrer. Et à qui vous voulez adresser vos graphiques, vos tableaux de bord et vos messages. La phase amont de conception est donc primordiale. Ainsi vous devez y passer le temps nécessaire. Surtout vous ne devez pas démarrer les étapes suivantes avant de vraiment bien savoir ce sur quoi vous souhaitez communiquer.

Dans tous les cas, pensez à votre présentation pour avoir un impact maximum

Vous devez rester simples pour avoir un maximum d’impact. Gardez bien à l’esprit que vos interlocuteurs ont peu de temps à consacrer à votre démonstration. Dans tous les cas, vous faites face au même problème : convaincre !

Vous ne devez absolument pas négliger la légende. En effet, un graphique ce comprend bien quand il s’explique facilement. Et la légende est un éléments très structurant qui indique à vos interlocuteurs comment comprendre ce qu’ils voient. Sachez que dans la majeure partie des cas, la légende indique à celui qui la lit vos intentions et l’aide à “rentrer” dans votre structure intellectuelle. Si il l’a comprend, c’est gagné ! Au contraire, si il doit faire un effort – voire si vous devez l’expliquer – ou même pire si il ne comprend pas ce qui est présenté alors gare aux mauvaises surprises. Sans doute n’allez vous pas emporter l’adhésion.

En synthèse, ayez les idées claires !

Voilà, vous savez ce que vous devez faire… bien préparer, simplement illustrer et ensuite laisser vos illustrations se présenter elle-même.

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