Quand Online et télétravail rime avec efficacité et gain de temps et de productivité ! Il y a encore quelques semaines/mois, les réunions à distance, c’était l’exception au travail. Depuis la généralisation du télétravail, c’est devenu la norme ! Mais entre les soucis de connexion, le brouhaha quand tout le monde parle en même temps, la monotonie qui s’installe au fil des jours et les réunions qui s’éternisent (même par écrans interposés !). Ce n’est pas forcément un exercice facile. Voici dans un même article les meilleurs conseils et outils pour réussir des réunions en télétravail !
Voici les bonnes pratiques. Vous allez pouvoir sereinement organiser des réunions à distance. Comme un jeu d’enfants !
Les conseils pour réussir vos réunions en télétravail.
Les critères à prendre en compte pour choisir le bon outil de communication en télétravail.
Le nombre de participants, le besoin de partager ou non son écran et des documents, les outils déjà en place dans votre structure (rien ne sert de les multiplier) et enfin le prix.
Parmi ces outils, nous pouvons citer Teams, Zoom, Skype, Cisco Webex, GoToMeeting, Sparkup… et pourquoi pas HouseParty s’il s’agit d’un apéro en afterwork entre collègues 😉
Ils sont des outils précieux pour réussir des réunions en télétravail !
Conseil pratique : Rendez vos réunions plus ludiques, efficaces et collaboratives
Il existe pour cela bon nombre d’outils qui peuvent être utilisés en complément, parmi lesquels Klaxoon, Beekast, Kahoot, Sparkup…
Ils permettent de faire des sondages, des nuages de mots, des votes en live, des quizz, des brainstorm, même à distance…
Ainsi vous mixez créativité et efficacité ! Ces conseils vous aiderons pour réussir des réunions en télétravail !
Simplifiez au maximum l’accès à la réunion
Systématisez la mise à disposition d’un lien de connexion vers l’outil collaboratif dès la création de votre invitation et les éventuels codes d’accès associés, ainsi que le guide d’utilisation de l’outil (les plus simples et accessibles possibles au plus grand nombre). Assurez-vous avant la réunion que les personnes aient réussi à se connecter, pour gagner du temps lorsque vous serez tous réunis en conf call et ne pas stigmatiser les moins technophiles.
Gardez les bons réflexes des réunions en télétravail efficaces
Tout comme une réunion en physique, soyez à l’heure, invitez les bonnes personnes, envoyez un ordre du jour en amont, des documents à consulter avant la réunion pour ne pas « débarquer » sur le sujet et avoir déjà un avis sur les décisions à prendre, voire encore mieux un travail préparatoire envoyé 48h minimum avant la réunion.
Privilégiez les réunions courtes
La concentration dans une réunion à distance se perd plus facilement (surtout avec les enfants à la maison !), favorisez donc les réunions plus courtes (idéalement 45 minutes maximum), quitte à diviser en deux les sujets à aborder. Ou à faire une pause conséquente au milieu d’une très longue réunion.
Retrouvez nos autres conseils pour votre efficacité personnelle et professionnelles.
Vérifiez la technique informatique, en plus de choisir les bons outils !
En amont de la réunion, vérifiez que votre matériel est fonctionnel (Micro / Vidéo / Wifi), et que vous êtes installé dans une pièce calme, avec une tenue correcte 😉
Anticipez les perturbations éventuelles
Préparez un petit icebreaker autour du surgissement potentiel d’enfants ou de conjoint dans la réunion. Car ils peuvent avoir un avis à donner pourquoi pas ;-). Ainsi cela met tout le monde à l’aise. Vous aussi vous êtes dans des conditions un peu particulières, cela vous rend plus proche. D’autant plus si votre connexion n’est pas stable. Vous aurez grand intérêt à partager des guidelines à tenir. Notamment si votre connexion coupe et que vous disparaissez de la réunion de façon impromptue !
Adoptez les bons comportements pendant la réunion
Si possible et si la connexion le permet, mettez la vidéo en début de réunion, il est en effet toujours plus agréable de savoir à qui on s’adresse (ne pas forcer néanmoins les participants à le faire s’ils n’ont pas été prévenus). Bon à savoir : sur certaines applications, vous pouvez flouter l’arrière-plan pour ne laisser apparaître que votre visage.
Coupez votre micro s’il y a du bruit autour de vous et que vous n’avez pas besoin d’intervenir, ou pendant les séances de travail individuel des ateliers collectifs (certains outils permettent de couper les micros pour distribuer la parole de façon structurée).
Attention, c’est encore plus vrai dans les réunions digitalisées, la prise de parole peut être monopolisée par certains.
Demandez à ce que chaque personne prenant la parole rappelle son prénom, surtout si tous les interlocuteurs ne se connaissent pas.
Ayez à portée de main la liste des participants pour pouvoir faire parler ceux qui n’en ont pas eu encore l’occasion.
Organisez un tour de table en début et fin de réunion pour donner l’occasion à tous de s’exprimer.
Partagez votre écran pour que tout le monde avance au même rythme, même dans le cas d’outils collaboratifs type Klaxoon, une seule interface commune est plus efficace. Cela peut être aussi le fichier partagé du Teams qui est commenté et modifié en direct avec l’alignement du groupe par exemple.
Remerciez en fin de réunion
En fin de réunion, je finalise avec des actions concrètes pour chacun et des next steps claires :
– je remercie tout le monde et demande des feedbacks
– utilisez un petit questionnaire online sur GoogleForm ou TypeForm ! On a toujours des pistes d’amélioration à apporter à ces nouvelles pratiques. Et en effet souvent les participants ont de très bonnes idées.
– je fais parvenir compte-rendu. On ne perd pas les bonnes habitudes ! Et il pourrait être ajouté à votre channel Teams également.
Ces règles doivent vous permettre de réaliser des réunions à distance très productives. Au moins aussi efficace que celles en présentiel. Vous pourrez gagner du temps en allant à l’essentiel avec une audience ayant déjà réfléchi au sujet.
La clef d’une réunion réussie étant, mais on ne se répétera jamais assez sur ce point, la PRE-PA-RA-TION !